Phân biệt tổng đài nội bộ và tổng đài ảo

Tổng đài nội bộ và tổng đài ảo đang là một trong những tổng đài điện thoại phổ biến nhất hiện nay và được nhiều doanh nghiệp tin dùng. Bởi những giá trị mà hai tổng đài này đem lại. 

Tuy vậy, để phân biệt được sự khác nhau giữa hai tổng đài này thì không phải doanh nghiệp nào cũng biết? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu để đưa ra quyết định chọn lựa tổng đài nào phù hợp với doanh nghiệp mình hơn nhé!

Phân biệt tổng đài nội bộ và tổng đài ảo

Đôi nét về tổng đài nội bộ và tổng đài ảo

  • Tong dai noi bo hay Private Branch Exchange là hệ thống chuyển mạch điện thoại riêng được sử dụng trong phạm vi một doanh nghiệp. Nó có tác dụng giúp các thiết bị đầu cuối có thể gọi với nhau và gọi ra ngoài trên đường thuê bao của nhà cung cấp như Viettel, VNPT…
  • Tổng đài ảo hay Hosted PBX, Virtual PBX… là hệ thống điện thoại được lưu trữ trên máy chủ trong các trung tâm dữ liệu và được cung cấp qua internet. Tổng đài này sở hữu nhiều tính năng hơn tổng đài PBX và cho phép quản lý viên dễ dàng thiết lập mọi thứ.

Sự khác nhau giữa tổng đài nội bộ và tổng đài ảo là gì?

Giao thức kết nối

  • Tổng đài nội bộ: sử dụng đường dây điện thoại cho những cuộc gọi đến và đi. Các đường dây kết nối với hệ thống tổng đài, tuyến cuộc gọi đến đều là đường dây điện thoại cá nhân của doanh nghiệp.
  • Tổng đài ảo: kết nối, truyền dẫn dữ liệu qua hệ thống mạng internet. Theo đó, doanh nghiệp chỉ cần có mạng kết nối mạnh với thiết bị là được. 
Phân biệt tổng đài nội bộ và tổng đài ảo

Cấu hình của tổng đài

  • Tổng đài nội bộ: được cấu hình để chuyển tiếp các cuộc gọi đến và có tính linh hoạt.
  • Tổng đài ảo: được cấu hình để chuyển cuộc gọi đến nhiều số khác nhau và có thể chuyển giọng nói qua thư với tổng đài.

Các thiết bị điện thoại sử dụng tổng đài

  • Tong dai noi bo: điện thoại bàn, điện thoại không dây
  • Tổng đài ảo: điện thoại di động, laptop, máy tính bảng kết nối mạng để thực hiện cuộc gọi.

Hiệu suất hoạt động

  • Tổng đài nội bộ: có hiệu suất hoạt động tùy vào lượng người sử dụng, đường dây…
  • Tổng đài ảo: hoạt động chủ yếu trên mạng internet nên kết nối với nhiều người dùng. Tuy vậy, chất lượng cuộc gọi không ổn định và hạn chế lượng băng thông từ nhà cung cấp. 

Ưu nhược điểm của tổng đài nội bộ và tổng đài ảo

Ưu nhược điểm của tổng đài nội bộ

Ưu điểm

  • Tiếp nhận nhiều cuộc gọi cùng một lúc
  • Chuyển máy cho nhau trong cùng một hệ thống tổng đài dễ dàng
  • Xử lý cuộc gọi qua việc đổ chuông trên một máy bất kỳ
  • Sở hữu nhiều tính năng ưu việt như đàm thoại hội nghị, chặn cuộc gọi không mong muốn. 
  • Bảo mật thông tin cuộc gọi nội bộ tốt và giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả làm việc.

Nhược điểm

Giá lắp đặt tổng đài nội bộ hơi cao so với tổng đài ảo.

Ưu nhược điểm của tổng đài ảo

Ưu điểm

  • Cài đặt tổng đài nhanh chóng, ít tốn chi phí lắp đặt
  • Mở rộng linh hoạt chi nhánh, văn phòng dễ dàng
  • Dễ dàng kết hợp dữ liệu trong nền tảng vào các giải pháp như CRM, phần mềm kế toán. 
  • Thời gian hoạt động liên tục và không cần phần cứng vật lý phức tạp.

Nhược điểm

  • Tính bảo mật về dữ liệu được gửi không cao
  • Chất lượng cuộc gọi giảm do đường truyền không ổn định.

Trên đây đã chia sẻ sự khác nhau giữa tong dai noi bo và tổng đài ảo. Qua đó, tùy vào nhu cầu sử dụng và ngân sách của doanh nghiệp mà chúng ta sẽ lựa chọn loại tổng đài phù hợp để giúp nhân viên trong công ty có thể kết nối liên lạc dễ dàng hơn.